¿Cómo elaborar presupuestos?

Uno de los errores más comunes de los emprendedores, incluso entre aquellos que llevan varios años operando un negocio, es no elaborar presupuestos. La  razón está en el desconocimiento, la falta de atención o la sencilla creencia de que será suficiente con “vender mucho”. Pero lo cierto es que los pronósticos financieros son una herramienta clave para una administración sana y sostenible. 

Un presupuesto obliga a elaborar un panorama de la empresa en los próximos meses, a entender mejor qué resultados está dando y a tomar las mejores decisiones. Y la habilidad de establecer metas de ingresos, costos y ganancias es una de las principales virtudes de un emprendedor exitoso.

“En definitiva, un presupuesto bien hecho mide la capacidad de crecimiento de la empresa, te dice cómo asignar los recursos y te ayuda a saber si el capital con el que cuentas o el que estás levantando será suficiente”, explica Claudia Ludlow, directora de Proyectos del club de inversionistas Angel Ventures México.

La ventaja de un presupuesto es que puede ser tan sencillo o complejo como tú lo decidas, de acuerdo a la etapa de desarrollo del negocio. Ya sea que lo elabores en una hoja de papel o emplees algún formato como Excel, lo importante es que incluya:

Proyección de ventas o ingresos.
Proyección de los costos totales necesarios para alcanzar ese nivel de ventas o ingresos.
Proyección de ganancias o pérdidas (como resultado de las dos cifras anteriores).
Total acumulado de ganancias o pérdidas proyectadas a través del tiempo (durante un periodo determinado).
Calcula tu oportunidad

Vamos a tomar como ejemplo un presupuesto mensual. La primera cifra que debes calcular son las ventas estimadas. “Con la proyección de ingresospodrás identificar los factores determinantes de la demanda de tu producto o servicio”, advierte David Lavalle, consultor del Parque Empresarial del Tecnológico de Monterrey Campus Santa Fe.

Para determinar este número, el experto recomienda hacer una investigación y así obtener datos como:
Oportunidad de venta de tu producto y/o servicio.
Mercado meta.
Competencia directa e indirecta.
Precio promedio del producto y/o servicio en el mercado.
Así podrás calcular cuánto podrías vender con base en la demanda de tu producto y/o servicio, su disponibilidad en el mercado y cuánto está dispuesto a pagar el consumidor por él. Asegúrate de tener en cuenta tres escenarios: ventas altas, moderadas y bajas.

En cuanto a la proyección de costos, es importante saber cuántos recursos necesitarás invertir para sostener las ventas o ingresos del mes.  

Los costos (fijos y variables) que deberás incluir en este apartado son:
De compra o producción del producto y/o servicio.
De comercialización.
De entrega.
De ventas y mercadotecnia.
De administración y operación.

El siguiente paso en un presupuesto mensual es determinar la ganancia o pérdida. Sin importar el giro o el tiempo que tenga operando, un negocio siempre presentará épocas de bonanza y de “vacas flacas”. Y en el caso de un emprendimiento que recién inicia, generalmente los primeros meses hay pérdidas. Por eso, es tan importante contar con un presupuesto, pues así estarás listo para enfrentar cualquier escenario. 

“Una empresa no vale por sus fierros, sino por su capacidad para generar ingresos y, sobre todo, flujo de efectivo”, señala Ludlow. En ese sentido, resulta vital calcular cuánta liquidez es capaz de generar tu negocio, es decir, cuánto cobrarás efectivamente del total de ventas para cubrir sin problemas los gastos y pasivos en el corto, mediano y largo plazo. 

Una vez concluidas las tres proyecciones, obtendrás un panorama general de cómo se podría comportar tu negocio en un periodo determinado de tiempo. Por ejemplo, podrás determinar cuándo se podría alcanzar el punto de equilibrio y cuándo se empezarían a generar ganancias. Según los expertos, esto te permitirá ajustar tus estimados de ingresos o costos en caso de ser necesario, o determinar si hará falta hacer una nueva inversión. 

Lavalle recomienda que a medida que tu emprendimiento madure consideres la posibilidad de consultar a un experto, como un contador o un especialista en finanzas de negocios. Esto con el objetivo de obtener números más certeros para una planeación estratégica.

Tu sueldo como emprendedor

El refrán popular dice: “no se valora lo que no te cuesta”. Por lo tanto, es vital que dentro del presupuesto consideres tu sueldo como emprendedor. A decir de David Lavalle, del Tec de Monterrey, para tener una idea de cuánto vale el trabajo que desempeñas en tu propio negocio puedes investigar cuánto percibe un profesionista con una posición similar en el mercado.

Otra forma de determinar tu sueldo es enlistando tus gastos. Lo que ganes debe cubrir tus necesidades personales básicas, a fin de que toda tu atención se enfoque en cómo hacer que la empresa genere más ganancias. 

Un método sencillo para calcular un sueldo consiste en hacer una lista que incluya los siguientes gastos mensuales:

Renta o hipoteca
Seguro de gastos médicos
Gasolina
Seguro y servicios del automóvil
Otros medios de transporte (taxis, transporte público, etc.)
Despensa y comidas
Actividades personales (gimnasio, hobbies)
Actividades recreativas (restaurantes, cine)
Agua, luz, teléfono, gas, etc.
Otros gastos de manutención (ropa, calzado)
Pagos de tarjetas de crédito
Gastos de los hijos (en caso de tener familia)
Otros gastos
Ahorros personales

Al incluir el sueldo del emprendedor en el presupuesto, Claudia Ludlow, de Angel Ventures, recomienda considerar la actividad principal que va a desarrollar. “Si tú produces, entonces tu sueldo va a la sección costos de compra o producción del producto y/o servicio. Pero si tu labor está más enfocada a la administración y ventas, hay que colocarlo en costos de administración y operación”.

Usa Excel a tu favor

Para tener un presupuesto claro y a prueba de confusiones en formato Excel, sigue las siguientes recomendaciones:

No utilices una sola pestaña.
No tengas un “número enterrado”, es decir, una suma escondida en una celda. Lo ideal es poder desplegar todas las operaciones.
Si puedes, excluye los centavos.
Determina el tipo de cambio en el que está operando tu empresa. Utiliza una sola denominación (de preferencia, que sea con la que operas en el día a día).
Emplea estructuras horizontales (son más fáciles de revisar). 
Para facilitar la lectura, especifica el nombre o rubro de todas tus celdas.
Identifica las cantidades fijas de las variables con un color diferente.
Cada día que modifiques un documento, guarda esa versión con la fecha correspondiente.
Con pronósticos precisos ahorrarás tiempo, dinero y esfuerzo.

Por Marissa Sánchez