Aprende a delegar

Cuando un negocio nace, es común que el emprendedor haga de todo. Es el administrador que genera los proyectos, sale a buscar clientes, paga, cobra, funge como reclutador y, en ocasiones, es también el que baja la cortina.

Pero, ¿qué pasa cuando una empresa depende sólo de una persona?Respuesta: el crecimiento se limita. Este fue el caso de Ezequiel Farca, un diseñador industrial que en los últimos nueve años se ha dedicado a establecer estrategias e implementar herramientas que le den independencia a su negocio, un reconocido estudio de arquitectura y diseño interior de la Ciudad de México.

“Cuando lo tienes que hacer todo tú, aunque tengas un millón de clientes no vas a poder atenderlos”, afirma. “No hay una persona que lo sepa todo, pero cuando se trata de tu negocio a veces te vuelves un poco terco. Primer error, porque hay un punto en el que físicamente no puedes”.

Cuando comprendió que su firma debía funcionar sola, el emprendedor dio un primer paso: aceptó sus errores, paulatinamente dejó de ser un “todólogo” y elaboró un plan basado en tres ejes: tener todo por escrito, invertir en tecnología y fortalecer a su equipo de trabajo.

Y lo logró. Hoy, la mayoría de las áreas de su empresa están preparadas para trabajar sin él al frente. Además Farca afirma que están superando el tema de la crisis y, aunque cuando empezó hace 19 años su cartera de clientes crecía al doble cada año, hoy su empresa con planeación logró la estabilidad.

“Estoy convencido de que para que una empresa crezca el cambio empieza por ti”, afirma. “Por eso acepté que necesitaba personas que tuvieran la capacitación de crear ambientes tal y como yo lo haría, pero también que requeríamos tecnología para coordinar todos los procesos”.

El esfuerzo por alinear todas las áreas ha dado importantes resultados. Y aunque queda un largo camino por recorrer, su empresa –la cual lleva su nombre– se ha posicionado como la primera compañía mexicana en ofrecer servicios integrales de diseño y arquitectura interior para cualquier espacio, desde hoteles hasta centros comerciales.

Y no sólo eso. Hoy, el pequeño negocio que fundó hace casi 20 años en la casa de sus padres cuenta con 22 empleados y más de 20 clientes de la talla de Aeroméxico, Comex y desarrolladores como Corian Dupont, Grupo Urrea, Nouvel Studio y Res – In.

¿Algo más? La firma Ezequiel Farca logró posicionar sus servicios a través de sus colaboraciones de diseño con los arquitectos y desarrolladores mexicanos más renombrados. Por ejemplo, trabajó con Enrique Norten en la línea de muebles del Hotel Habita, con Grupo Danhos en el proyecto Reforma 222 y con el grupo hotelero Hábita en el diseño y la fabricación del mobiliario para Hotel/Hotel, un nuevo desarrollo en Acapulco. “Todo es gracias al equipo de trabajo”.

Fortalece tus debilidades
Como cualquier profesional que desea ofrecer sus servicios de manera independiente, Farca comenzó a diseñar en 1991 desde la casa de sus padres. Aunque en 1995 abrió su primer despacho de diseño, fue hasta 2000 que decidió abrir una empresa en forma. 

Desde el inicio ganó clientes y obtuvo ganancias, pero para posicionarse como un gran diseñador necesitaba seguir con su formación, así que decidió estudiar una maestría en Barcelona. Tomó sus maletas y dejó encargado su negocio.

¿El resultado? Al regresar, las cifras no cuadraban y tenía clientes descontentos. Aquí comenzó la tendencia del emprendedor por tener las cosas bajo su control. Hasta que se acercó con uno de sus amigos que se dedicaba a dar consultoría a negocios. “Me dijo: lo que tienes que hacer es crear una empresa. Yo creía que ya la tenía, pero habían fallas tan básicas como las relacionadas al área de administración”, explica.

Entonces, de la mano de asesores y expertos, hizo un diagnóstico de la organización y detectó qué era lo que necesitaba mejorar. Los resultados eran sorprendentes. Como él no se sentaba con su equipo a hacer retroalimentación de los proyectos, no sabía a ciencia cierta qué quería su mercado, y así era imposible lograr que sus colaboradores estuvieran alineados creativamente con él.

Por otra parte, los reportes financieros estaban incompletos y todos los clientes pedían la presencia de Ezequiel en cada uno de los proyectos. “Ahora nos llega un proyecto y mi nivel de involucramiento es sólo conceptual, el resto lo llevan los gerentes de células y nombramos a un director de proyecto que hace que el trabajo sea de máxima calidad”. Cualquier empresa puede lograr este cambio, pero Ezequiel recomienda que aunque existan cosas que haga tu equipo de trabajo, la clave es no descuidar tus cuentas clave. “Yo delego, pero con prioridades”, apunta.

Los ingredientes básicos en la profesionalización de Ezequiel Farca fueron crear manuales de procedimientos y completar su plan de negocios –que con el tiempo se hizo más sólido–. La meta estaba clara: él quería ser empresario y no un simple diseñador sobre el que recaen las responsabilidades.

Entonces creó una estructura organizacional, definió todos los puestos que requería su negocio y luego realizó flujos de trabajo. En ellos describió cada proceso desde el momento en que llega a un cliente y la manera en que se le atiende, hasta el diseño de los muebles y el espacio, y los tiempos de entrega. Así cualquier empleado sabe qué hacer ante determinadas situaciones.

Pero toma en cuenta que detectar las fallas de una compañía no es una tarea sencilla, necesitas humildad para reconocer que no lo estás haciendo bien. En el caso de Farca, antes de buscar asesoría, institucionalizarse y tener todo por escrito, los días se enfocaban a solucionar `bomberazos´. Y es que no había una estrategia definida y el equipo no tenía herramientas para hacer una verdadera planeación de proyectos (con tiempos, funciones y costos medibles).

Otro foco rojo era que como la firma no fabricaba sus muebles y no daba seguimiento a los maquiladores, éstos les daban el precio que querían. Actualmente, aunque Ezequiel Farca fabrica sus piezas, cuando ganan proyectos en lugares remotos y complicados de llegar, buscan apoyo de maquiladores locales. Para garantizar la calidad de toda la producción la firma cuenta con manuales de fabricación. También contrataron a una persona que se dedica únicamente al departamento de compras, controlaron gastos y elaboraron una tabla de costos.

Al mismo tiempo, todos los directores de la empresa saben exactamente cuáles son las tendencias del mercado. La información fluye constantemente y saben mes con mes qué producto es el que más se vende, de qué tamaño, de qué color y de qué material. “Si no conoces esta información, ¿cómo puedes saber qué diseñar?”, apunta.

El siguiente reto será desarrollar un área de ventas que le permita al emprendedor delegar la búsqueda de clientes. “El 80% de esta tarea la hago yo y el 20% restante se genera en la tienda y nada más. Estamos reforzando justo esta parte”, añade.

Integra tecnología
“Existen inversiones que tienes que hacer si lo que quieres es crecer”, dice convencido Farca. Una de ellas es la integración de soluciones tecnológicas para conocer los tiempos de entrega, los tiempos de producción, la capacidad de respuesta, los clientes frecuentes, los flujos de efectivo, etcétera.

En sus inicios la firma no contaba con ninguna herramienta administrativa para controlar ingresos y, como sucede con muchos emprendedores, todo se hacía con los recursos disponibles a mano y con esquemas caseros. Por lo tanto, la información tenía errores importantes.

“Si hubiera estudiado administración posiblemente las cosas hubieran sido más sencillas, pero no fue así y como todo dependía de mí, ocho años después de arrancar mi empresa todo era un verdadero desastre”, comenta. La recomendación radica en buscar personas que hagan eficazmente estas tareas y que busques una solución para estar ordenado.

Luego de una selección profunda entre las distintas opciones que existían en el mercado, Ezequiel adquirió en 2006 el Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) de SAP para pequeñas y medianas empresas. La decisión se basó en los requerimientos del negocio, así que analizó quién podía darle (en una misma solución) información sobre el área de producción, así como luces de qué era lo que debía ordenar y cómo organizar el área de ventas.

Los beneficios son tangibles. Los directivos saben el estatus de sus entregas, pueden monitorear sus ingresos, hacer pronósticos de ventas, tener reportes inmediatos y, sobre todo, compartir información entre todas las áreas involucradas. Y no todo queda en manos de Farca. “Yo estaba acostumbrado a gritar como loco porque se supone que las cosas así funcionaban. Hoy duermo tranquilo”.

Claves
• Cualquier giro de negocios puede profesionalizarse. Hazlo por escrito.
• No juegues al “Llanero solitario” y pon a otras personas al frente de determinado proyecto. No hay una persona en el mundo que sepa hacerlo todo.
• No tengas miedo a invertir en tecnología, así todo lo tendrás bajo control sin gastar de más o perder tiempo.
• Encuentra un nicho que te apasione y hazlo rentable.
• Implementa herramientas que te permitan crecer de forma ordenada. 
• Capacita siempre a tus empleados, ellos harán que tu negocio funcione cuando tú no estás.