Cuando un emprendedor recién inicia una empresa o controla un negocio desde su propia casa es probable que no cuente con un espacio para realizar juntas de negocios. Para la operación diaria puede que no sea del todo necesario, ¿pero qué pasa si necesita reunirse con un prospecto de cliente, un posible socio o un futuro proveedor?
Dependiendo de cuál sea el motivo de la junta, una cafetería o un restaurante podrían ofrecer las condiciones adecuadas para llevarla a cabo, debido a que algunos brindan Internet inalámbrico y un ambiente cómodo para conversar. Sin embargo, si ésta requiere de un lugar privado, profesional, sin distracciones y bien equipado (con, por ejemplo, una pantalla para mostrar una presentación o un pizarrón para hacer apuntes) definitivamente, una cafetería no es la mejor opción.
Para resolver este problema común entre los a emprendedores grandes compañías han instalado salas de juntas ejecutivas en numerosas ubicaciones, diseñadas especialmente para hacer negocios y tomar decisiones importantes. Tal es el caso de Distrito, el proveedor de espacios de trabajo flexibles líder en el mundo.
Para tener juntas productivas y eficaces, ya sea con tu equipo o con algún socio o cliente, te recomendamos considerar estos puntos:
Evita tener reuniones innecesarias
Las reuniones periódicas, es decir, las de “hay que reunirnos porque hoy toca” suelen ser las menos provechosas. Antes de programar una junta con algún colaborador o prospecto (cliente, socio, colega, entre otros), establece los objetivos que esperas conseguir de ella.
Identifica quiénes deben asistir
Steve Jobs, el fundador de Apple, cuando estaba al mando de la compañía de la manzana tenía una filosofía muy estricta sobre la forma en la que debían desarrollarse las juntas, ya fuera con su equipo o con personas externas: a éstas sólo debían asistir las personas necesarias y que pudieran aportar algo de valor.
Por eso, al agendar tus reuniones asegúrate que cada quien conozca su rol a la perfección y estén preparados para los temas que se van a abordar. Esto te evitará alquilar espacios demasiado grandes o por tiempo extra.
Escoge la mejor ubicación
Para que una junta sea muy productiva, el tiempo de traslado de los asistentes debe ser el menor posible (de preferencia entre 20 y 30 minutos). Antes de elegir dónde realizar la próxima reunión pregúntales a los asistentes su posición de origen. Con este breve sondeo podrás definir cuál es la ubicación que mejor se adecúa a tus necesidades.
Elige bien los horarios
Otro de los puntos que debes considerar antes de programar una junta son los horarios. Aunque, claramente, éstos muchas veces dependen de la disponibilidad de la gente, existen horas más y otras menos productivas. De acuerdo a un estudio de LifeHacker, el mejor horario para reunirte con tu equipo o con prospectos son los martes en la tarde, mientras que los lunes en la mañana es lo menos recomendable.
No obstante, si la finalidad de tu reunión es tomar una decisión importante u ofrecer algún entrenamiento o capacitación a tu personal, es mejor hacerlo por las mañanas debido a que las primeras horas laborales son las más productivas.
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