¿Cómo redactar un correo electrónico profesional?

En la actualidad, el medio de comunicación más utilizado en las empresas es el correo electrónico. Éste facilita la interacción, hace efectivo el mensaje, es de contacto inmediato y sobre todo, emana una interacción personalizada. Sin embargo, también un existe manual de buenas maneras para poder utilizarlo de manera adecuada y que sea un reflejo de tu profesionalismo en el trabajo. 

De acuerdo con Renata Roa, consultora en Imagen Pública y Comunicación Facial, lo primero que debes entender es que “el correo electrónico es una carta, que si bien no tardará dos meses en llegar, sí necesita una estructura y desarrollo adecuada. Como cualquier carta, necesita un título, un saludo, un cuerpo y una despedida”. Aquí sus recomendaciones:

El título

De acuerdo con la experta, el título debe de externar el sentido del correo, debes ser específico, esto ayudará a catalogar la importancia de los correos que te llegan. Evita un hola o buenos días en el título. 

El cuerpo del mail

Saluda de manera atemporal. “Uno de los grandes errores de los mails es saludar como si se estuviera hablando de manera directa, cuando se habla de un ambiente laboral, el saludo debe ser atemporal, esto ayudará a tener un contacto personalizado, sin evidenciar cuándo se ha enviado”, indica la experta. Puedes utilizar los siguientes saludos: Querido Daniel, Estimado Daniel, Buen día, Daniel. 

El cuerpo del mail. Evita hacer declaraciones escritas para un directivo o gerente, quien recibe más de 300 correos al día, es imposible leer mensajes tan largos. Utiliza tu capacidad de síntesis y simplifica tu información en no más de tres párrafos, esto ayudará a que te lean y no a que te manden como pendiente. 

La despedida. Siempre despídete en un correo, por más personal que sea, la despedida es fundamental para mostrar profesionalismo. Que tengas un buen día, Saludos cordiales, Agradeciendo tu atención, etc. 

Firma tu mail. Una vez que te hayas despedido, agrega tu firma personalizada. Debes de recordar que utilizas un mail corporativo y que debes reflejar profesionalismo. 

Tu ortografía. Cuida la manera en que escribes, utilizar un lenguaje adecuado, una redacción y ortografía correcta es necesario para que exista una buena comunicación, y sobre todo, legible. 

Elimina las conversaciones anteriores. Si la conversación lleva más de diez correos, evita agregar las primeras ocho. Tener correos tan largos es incómodo para la persona que los recibe, sólo basta con deja las últimas dos para contextualizar la conversación. 

Ten mucho cuidado con las CC y CCO: Los avances tecnológicos nos permite tener correos inteligentes, cuida que el autollenado sea el correcto, evita que otras personas se enteren de tus conversaciones o que se lleguen a incomodar por recibir información que no le corresponda. 

Contesta en las 24 horas siguientes. Por cortesía, contesta en las 24 horas siguientes a la llegada de un mail, esto evitará que te reenvíen la información o que haya incertidumbre en la persona que lo envió. Si no hay tiempo para hacerlo, con un O.k., enterado o recibido bastará, o sé más específico: por ahora no puedo contestarte pero en cinco días tienes mi respuesta. El punto es contestar con una certeza.

Evita utilizar simplificaciones o modismos. Si bien ya hemos hablado de la ortografía y la buena redacción, no está demás el consejo de evitar utilizar lenguajes simplificados. La “K” como sinónimo de “que”, la “D” sin la “e”;  Thks, para gracias, entre otras. 

Si es urgente, confírmalo con una llamada. Existen formas tecnológicas de especificar la urgencia de los correos, sin embargo, trata de que sea lo más personalizado posible, llama a la persona para confirmar que lo haya recibido, esto ayudará a que sepa que es urgente. 

Si está pesado, llama para autorizarlo. En la actualidad la capacidad de los correos es mucho mayor, sin embargo, puede haber compañías donde los correos estén limitados, si te urge enviar alguno que esté muy pesado, llama para verificar si lo puedes enviar. 

Aprende a utilizar tu correo. Lo más importante es saber todas las herramientas con las que cuenta tu correo electrónico. Ahora ya puedes hacer agendas de manera conjunta con tus contactos, existen alertas de importancia sonoras, respuestas automatizadas, información compartida y demás. Saber cómo utilizarlo te ayudará a explotar sus beneficios. 

Evita…

Emoticones. Los correos en la empresa deben ser formales, evita caritas felices al final o al principio, esto demerita tu profesionalismo y además no es correcto utilizarlo. 

Mayúsculas. La forma correcta de escribir es en altas y bajas, evita hacerlo con mayúsculas, esto no brinda una imagen profesional. 

Fondos. No existen fondos profesionales, evita utilizarlos. 

Enviado desde… Los aparatos tecnológicos traen consigo una firma establecida, puede decir: Enviado desde mi iPhone, Enviado desde mi iPad, Enviado desde mi oficina Blackberry, etc. Evita estas firmas, puede malinterpretar presunción o pose. 

Evita contestar enojado. El  estado de ánimo se transmite hasta en un correo electrónico, evita hacerlo cuando estés molesto, esto podría perjudicar en conversaciones futuras. 

¿Qué otros consejos brindarías para que tus mails sean profesionistas?  ¿Cuál es tu regla de oro para utilizarlos?