Plan de 18 minutos para ser más productivo

¿Alguna vez has empezado el día con las mejoresintenciones de hacer las cosas y a media tarde te preguntas qué ocurrió con tu productividad? Resolver problemas pequeños y persistentes conforme van surgiendo y lidiar con e-mails y llamadas telefónica puede fácilmente descarrilarte, dice Peter Bregman, autor de 18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done (18 minutos: Encuentra tu enfoque, domina la distracción y haz las cosas correctas). 

“Con toda nuestra tecnología es demasiado fácil distraerse”, dice. “De hecho, generalmente le damos la bienvenida a las distracciones porque nos dan un descanso del trabajo que requiere esfuerzo y energía”. 

El secreto para administrar efectivamente las distracciones, así como tu tiempo, es crear un ritual, dice Bregman. “Necesita ser un proceso que sigamos (sin importar qué suceda) y que nos mantenga enfocados en nuestras prioridades a lo largo del día”. 

Éste es su ritual diario de 18 minutos para enfocarse e incrementar la productividad. Toma nota: 

Paso 1: Planea (5 minutos)

Antes de iniciar tu día o revisar tu e-mail, siéntate con una hoja en blanco y escribe las tareas que harán exitosa esa jornada de trabajo. Después, toma tu calendario y agenda esas cosas a ciertas horas, recomienda Bregman. 

“Hay demasiado poder en decidir cuándo harás algo”, dice. Pon las actividades más difíciles e importantes al principio del día cuando las distracciones son menores y estás más concentrado. Si toda tu lista no cabe en tu calendario, vuelve a priorizar tus pendientes y re agenda”. 

Paso 2: Re enfócate (un minuto cada hora laboral)

Establece una alarma en tu celular o computadora para que suene cada hora durante tu día laboral. Cuando se active, pregúntate si usaste la última hora de manera productiva. Bregman dice que este ritual ayudará a volver al camino correcto cuando te distrajiste o separaste de él. 

Paso 3: Revisa (5 minutos)

Al final de tu día revisa qué funcionó, a qué le pusiste mayor concentración y cuándo te distrajiste. “¿Conseguiste lo que querías conseguir?” dice Bregman. “Si no es así, ¿qué puedes hacer mejor mañana?”. 

Por ejemplo, si hiciste muchas cosas durante la mañana pero te costó demasiado enfocarte en la tarde, considera agendar el trabajo que requiere concentración (como hacer campañas de marketing o reportes de ventas) lo más temprano posible. Deja otras tareas como revisar tus emails o monitorear estadísticas para la tarde.