Estira tu presupuesto al máximo.
Cuando manejas una empresa, los
recursos nunca parecen ser suficientes. Aplica estos sencillos consejos y
sácales el mejor provecho.
Si estás por arrancar un negocio o ya tienes uno, seguramente
sabes que el gran reto de los emprendedores está en hacer que los recursos que
tienen disponibles alcancen. Y es que, sin duda, la medicina perfecta para que
tu empresa siempre tenga dinero para sortear cualquier reto es una buena
administración.
Hoy existen muchas opciones que
puedes utilizar para maximizar tus recursos. Así que pon manos a la obra y
conoce cinco ideas con las que puedes hacer que tu presupuesto rinda al máximo.
1.
El outsourcing o tercerización.
Este concepto consiste en delegar tareas y procesos que, si bien
son necesarios para el funcionamiento de una empresa, no son el objetivo o core
business del negocio. Toma en cuenta que si de ahorrar se trata, un punto
fundamental es decidir si necesitas o no de empleados especializados o de
confianza para que cumplan con determinadas funciones.
Considera que en ocasiones contratar a un tercero resulta más
económico que convertirlo en staff de la compañía. Por ejemplo, si te dedicas a
vender comida y no sabes nada de administración, tienes dos opciones: contratar
uno o más expertos en esta área o contratar un despacho externo.
Y por contradictorio que
parezca, delegar determinadas tareas permite ahorros promedio de entre un 20 y
un 30 por ciento. ¿La razón? Pagar a un tercero por sus servicios es deducible
de impuestos, mientras que contratar a alguien dentro de la organización
significa que la empresa pagará un sueldo de entre $2,000 y $5,000 (siempre que
se trate de alguien con poca experiencia o que acabe de salir de la
universidad) y además tendrás que hacerte cargo de sus prestaciones.
Según Gabriel Grinberg,
director de la Consultora Fone, existen distintas áreas de la empresa que
puedes manejar vía outsourcing. Por ejemplo tecnología, administración,
contabilidad, asesoría financiera, mercadotecnia, recursos humanos y servicios
como, en el caso de un restaurante, la renta de la mantelería, la proveeduría
del pan y hasta del staff de limpieza o meseros.
¿Algo más? Sí, contempla que si
tercerizas ciertas actividades de tu negocio no tendrás que invertir en hacer
adecuaciones de tu local, oficinas o bodegas, ya que la empresa a la que
contrates para un servicio en especifico ya cuenta con la infraestructura
necesaria para realizar ese trabajo por ti. Atención: también necesitarás
firmar un contrato en donde establezcas cuáles serás las cuotas fijas mensuales
y el tiempo de duración del mismo. Asesórate con un despacho de abogados y con
tu contador.
Por otra parte, ten en cuenta
que aunque la tercerización es una gran opción, también puedes generar ahorros
importantes si haces ciertas actividades tú mismo. Un ejemplo son los trámites
ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Un contador podría cobrarte
entre $300 y $500 por realizar esta gestión, pero es tan sencillo como acudir a
las instalaciones del SAT y acercarte con uno de sus asesores gratuitos para
que te guíen paso a paso a dar de alta tu empresa o pagar tus impuestos.
Contempla que en estas oficinas existen además computadoras listas para que
realices tus pagos por Internet.
“Estos papeleos resultan
sencillos y existen herramientas de ayuda en línea, además de soporte directo.
En cambio, pagar a un contador por acompañarte a tus citas o a definir tus
obligaciones como contribuyente te costaría por cita y por tiempo, cuando es
mejor hacerlo uno mismo”, dice Grinberg.
2.
Oficinas virtuales.
¿Te imaginas tener un lugar encargado de recibir tus mensajes,
llamadas, faxes y correos electrónicos por una cuota al mes, sin la necesidad
de contratar a una secretaria o comprar un teléfono, una computadora, pagar
Internet o gastar en impresoras? Existe.
Uno de ellos es Distrito, proveedora de oficinas virtuales en la
Colonia del Valle, Adriana Siegrist, gerente comercial de la firma, explica que
una de las ventajas fundamentales de este servicio es proyectar ante tus
clientes una buena imagen corporativa, mejorar la administración de los
clientes por llamada o mensajes recibidos y contar con un soporte profesional.
La gerente especifica que los
principales servicios de una oficina virtual son darte una línea especial de tu
negocio con una atención personalizada, enlaces telefónicos a celulares o
líneas fijas, servicio de mensajería SMS, mensajería y correspondencia, reporte
mensual de llamadas, oficinas o salas de juntas, domicilio fiscal y
secretarias.
La empresa cuenta además con
paquetes adaptados a las necesidades de comunicación de los clientes. Los
precios de un servicio básico –que incluye recepción de llamadas, mails,
domicilio comercial, asistencia secretarial, envío de mensajes y bitácora de
llamadas– es de $700 al mes.
Otros de los planes incluyen el
uso de oficinas o salas de juntas para reuniones importantes, con todas las
herramientas necesarias para realizar presentaciones y atender con calidad a
los clientes. Los precios van desde $990 hasta $1,600 mensuales.
“Esto te permitirá contar con
una infraestructura de primera sin invertir un monto inalcanzable de dinero. El
promedio de ahorro en comparación con rentar una oficina física es del 90%”,
asegura Adriana.
3.
Teletrabajo.
Si vas a utilizar una computadora para arrancar un negocio no
necesitas un modelo nuevo. Usa tu equipo personal, tu teléfono y porqué no… tu
casa. Hay negocios para los que no es necesario contar con un local u oficina
rentada, sobre todo, remarca Gringberg, “cuando se habla de empresas de
servicios que no requieren la exhibición de un producto”.
Complementa el “home office”
con el teletrabajo. Así podrás crear un espacio de conferencias en línea, ya sea
entre miembros de la misma organización o clientes externos. Entre sus ventajas
está que habilita el envío de presentaciones, proyectos y la modificación de
los mismos en línea por una fracción del costo que representaría una reunión
presencial en una oficina o en un restaurante.
Gerardo Vera, director de
Soluciones de Colaboración de Microsoft México, comenta que existen
herramientas como Office Live Meeting, que ofrece múltiples opciones de
comunicación como video en directo y grabado, chat, uso compartido de
diapositivas y aplicaciones, audio de voz sobre IP (VoIP) y RTC (red telefónica
conmutada pública), además de herramientas de comentarios para la audiencia.
Según datos de la página
oficial del producto, el costo por usuario en un servicio básico es de US$4.58
al mes y el paquete especializado de US$15.42 al mes. Con este tipo de
soluciones no sólo ahorras importantes cantidades de dinero, por ejemplo en
gasolina o boletos de avión, sino en tiempo.
4.
Cloud Computing (o sistemas en red).
En sintonía con el tema del
outsourcing se encuentra una herramienta tecnológica de última generación
llamada cómputo en nube o cloud computing. ¿Cómo funciona? Al igual que en el
outsourcing, un tercero se ocupa de tener toda la infraestructura tecnológica
necesaria para que tú cuentes con aplicaciones de administración,
almacenamiento, seguridad y hasta sistemas operativos completos en tu empresa.
El único requisito es tener una computadora conectada a la red.
Rogelio Montekio, director de
mercadotecnia para Salesforce.com, una empresa especializada en Cloud Computing
de herramientas para la gestión de la relación con los clientes o CRM (Customer
Relationship Managment), explica que el sistema es parecido a un servicio de
televisión por cable o satelital.
Considera que existen paquetes
con los que el cliente no tiene que preocuparse de quién tendió el cable o
quién maneja el satélite, “sólo sabe que puede ver sus programas
favoritos y paga de acuerdo a lo que tiene”, dice. En el caso de
SalesForce se paga una tarifa mensual, predecible y fija, y el usuario recibe
un CRM desde un navegador “sin preocuparse más que por tener conexión a
Internet”.
Entre sus ventajas está
justamente el costo, ya que el paquete cuesta US$9 por persona al mes, y no
tiene mínimos a contratar. Además, existe la alternativa de probar por 30 días
o más el servicio sin costo, tanto la versión básica como la profesional.
Esta es una idea óptima para
aprovechar tu presupuesto, pues te brinda a la vez un experto de Tecnologías de
la Información (TI) y un especialista en administración y mantenimiento técnico
con una tarifa fija, e incluso la oportunidad de probar el servicio.
La finalidad del cómputo en
nube es acceder a los recursos informáticos sin tener que contar con una
infraestructura propia, lo que facilita un acceso fácil, rápido y rentable a
distintas aplicaciones.
Otra oferta de cómputo en nube
es la de Google, mejor conocida como Google Apps, que consiste en un software
para el intercambio de información y el correo electrónico a nivel empresarial.
Sus servicios incluyen
colaboración Web, creación de sitios, juntas virtuales con voz y video,
compartir presentaciones en tiempo real hechas en Google Docs (su procesador de
textos), Google Calendar para organizar la agenda diaria y Google Talk para
realizar llamadas todo en línea. Ésta es una facilidad empresarial que tiene un
costo, pero como usuario regular las herramientas pueden ser gratuitas.
5.
Comercio electrónico.
Significa una gran oportunidad de empezar a vender sin necesidad
de una oficina física. Sólo se requiere contar con una página Web que detalle
exactamente los servicios o productos que vendes y un servicio para realizar
las transacciones.
De acuerdo a cifras de la Asociación Mexicana de Internet
(Amipci), el mercado de comercio electrónico a nivel mundial representa US$1.6
billones anuales y su oportunidad de crecimiento ronda entre el 50 y el 70%
anual.
Un servicio que podría hacer
más redituable tu negocio y a la vez no requiere de una gran inversión inicial
es permitir el pago con tarjetas de crédito, débito y cuentas financieras en
línea de más de 190 países. Como PayPal, que ya opera en México.
Adolfo Babatz, gerente de
PayPal México, explica que contratar el servicio te toma sólo cinco minutos, ya
sea como usuario o como empresa, y desde ese momento puedes recibir y realizar
pagos en línea a través del sistema.
La ventaja inicial es que la
firma no cobra por registrarte, no exige mantener un monto mínimo de
operaciones y no cobra mantenimiento de cuenta o por cancelación de la misma.
El servicio únicamente tiene un costo cuando es utilizado y las tarifas,
explica Babatz, van del 2.4 al 3.4% del monto de la operación más $4 por
transacción.
El interés se cobra conforme al
volumen de venta de tu página, de tal manera que “si un cliente compra $100,
como empresa le debes restar $2.4 y $4, es decir, $6.4 menos a cada
transacción”.
Considera que, según el
directivo, las tarifas están muy por debajo de lo que cobra un banco, pues la
tasa de interés mínima es del 3.4%. “Los beneficios primordiales son que los
clientes no deben registrar sus datos bancarios en cada transacción, incluso,
los dueños del negocio no saben si el cliente pagó con tarjeta de crédito o débito,
lo que facilita el proceso y da confianza y certeza de comprar en línea, y por
tanto aumenta las oportunidades de venta”.
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