La
contabilidad es la técnica del registro diario de todas las operaciones
monetarias de las empresas (ya sean personas físicas o morales); la base para
el análisis de la situación del negocio así como el cálculo de impuestos para
su presentación y pago.
Por
medio de la contabilidad, usted controlará los recursos con los que cuenta su
negocio y tendrá en mente las obligaciones que contrae con terceros. Además,
conocerá en cualquier momento la situación actual del negocio y podrá prever
con anticipación cualquier contingencia que pudiera presentarse. Si por el
contrario usted no cuenta con esta información, su margen de maniobra es
limitado y corre el riesgo de impactarse en cualquier momento.
Llevar la
contabilidad es una obligación legal
Cada
país tiene sus propias leyes y reglamentos respecto a la contabilidad. Es común
que año con año las disposiciones legales cambien para adaptarse a la realidad
económica, política y social de las naciones. Es recomendable que usted siempre
esté enterado de las últimas disposiciones contables o fiscales y entienda cómo
éstas afectan a su negocio.
En
México, el Código de Comercio en su artículo 33, señala la obligación del
empresario de llevar o mantener un sistema de contabilidad adecuado, de acuerdo
con sus propias necesidades, el cual debe satisfacer ciertos requisitos
mínimos:
a)
El sistema debe permitir identificar claramente todas y cada una de las operaciones
que se realizan en el negocio y debe poderse ligar con sus documentos
probatorios (comprobantes fiscales).
b)
Permitirá ver con claridad cómo se llega a los cálculos finales.
c)
Deberá poderse construir un estado financiero de la empresa con base en la
información recopilada.
d)
El sistema no deberá permitir ninguna omisión para asegurar que el registro
contable sea lo más verídico posible.
Asimismo
el artículo 34 del mismo código establece que cualquiera sea el registro que se
emplee, se deberá contar con información impresa, foliada y encuadernada de los
principales libros contables.
Los principales
libros contables: El libro Diario y el Mayor
La
base de la contabilidad la constituyen los documentos financieros y fiscales:
las facturas o recibos expedidos, las facturas pagadas a proveedores por
compras y gastos, los cheques emitidos, entre otros. La información contenida
en dichos documentos se aplica a los principales registros contables.
En
el libro Diario se contabilizan diariamente las transacciones financieras
efectuadas por la empresa, identificando cada operación, acto, actividad y sus
características. Respecto al libro Mayor, se registran las operaciones que
afectan las distintas cuentas contables: caja, bancos, clientes, proveedores,
capital, entre otras.
El catálogo de
cuentas y su utilización en las empresas
El
catálogo de cuentas consiste en establecer las cuentas contables que manejará
la empresa para generar su información financiera en cuanto activos (lo que se
tiene), pasivos (lo que se adeuda), capital (patrimonio) y resultados.
Esta
información permitirá responder a preguntas como:
¿Cuánto
nos deben los clientes? y ¿cuál es su antigüedad?
¿Cuánto
se le debe a proveedores u otros acreedores?
¿Cuánto
vendemos por semana o por mes? y ¿a qué tipo de clientes?
¿Qué
productos o líneas de productos vendemos más? y ¿cuál es el costo de realizar
estas ventas?
¿Cuánto
gastamos en promoción, publicidad y administración?
El balance general y
el estado de resultados
El
balance general presenta todos los activos (lo que se tiene), pasivos (lo que
se adeuda) y capital (patrimonio) que tiene la compañía a una fecha específica.
Es como una fotografía del estado de la compañía en un momento dado.
Esta
información nos permitirá saber: ¿Cuánto posee la compañía?, ¿cuánto le debe la
compañía a terceros? o ¿de dónde obtiene dinero la compañía para operar?
Además
de la información financiera, todo empresario desea conocer la utilidad o
pérdida que arroja cada ejercicio. Esto se logra mediante el “estado de
resultados”, el cual refleja los movimientos de ingresos y egresos de las
transacciones realizadas por la empresa en un periodo mensual, trimestral,
semestral o anual. Con el “estado de resultados” se sabe de manera detallada no
sólo qué, sino cómo se ha obtenido la utilidad del ejercicio, para poder
entonces repetir lo hecho hasta ese momento o corregir el rumbo.
La
importancia de los estados financieros
Los
estados financieros representan el producto final del proceso contable y tienen
por objeto presentar la información financiera para que se puedan tomar
decisiones eficientes y oportunas. Para que sirva a este propósito, la
información debe ser una representación fiel de la realidad de la empresa, la
cual debe ser verificable, neutral y completa.
Además,
los estados financieros le servirán entre otras cosas para:
a)
Ver qué tan rentable es su empresa.
b)
Ayudarle a determinar el precio de la misma en caso de que quiera venderla.
c)
Evaluar qué tanto puede gastar en caso de una expansión o cambio de estrategia.
d)
Obtener un crédito de alguna institución financiera.
Cabe
mencionar que es muy recomendable la utilización de un sistema de software para
el registro contable, ya que esto agiliza los tiempos de procesamiento de
información. Existen múltiples opciones en el mercado, con opciones para todos
los presupuestos. Así que ya lo sabe: deje de manejar su compañía a ciegas y
pídale a su contador el balance general y el estado de resultados mes por mes.
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