El éxito de tu negocio
podría depender en tener más reuniones. Me imagino que no esperabas escuchar
esta recomendación ya que, en la mayoría de los casos, las juntas que se
realizan en una empresa resultan poco productivas y en ellas se genera
información que bien podría compartirse en un email.
Entonces, ¿por qué
quiero que tengas 25 reuniones al año? Las juntas que propongo se relacionan
directamente con tus metas anuales. Aquí te explico cómo hacerlas:
Una reunión de panorama
general
Una vez al año, tu
equipo directivo debe reunirse para establecer las metas a alcanzar en los
próximos 12 meses. Si no tienes un “equipo directivo” formal, créalo incluyendo
a aquellas personas que realizan funciones clave en tu negocio, desde marketing
hasta producción. Idealmente, este grupo no debe exceder a las siete personas.
Los objetivos que
se establezcan en esta reunión deben involucrar metas financieras, como
ingresos y ganancias netas que deseas conseguir. También debe hablarse de metas
del negocio como atraer nuevos clientes, desarrollar nuevos productos y reclutar nuevos
empleados. Si no defines estas metas, será difícil que alcances y midas tu
éxito.
Llevar a cabo esta
reunión puede ser más fácil de lo que imaginas. Empieza haciendo esta pregunta:
¿Cómo queremos que la empresa se vea en un año? Usa esta pregunta para ganar
consenso en tus metas financieras y de branding. Después, invita a cada asistente
a proponer ideas sobre las estrategias para alcanzarlas.
Reuniones mensuales de metas
La clave para
conseguir los objetivos anuales es dividirlos en metas mensuales más pequeñas
que puedas alcanzar con éxito.
Reúnete con tu
equipo al inicio de cada mes. Inicia la junta con un breve resumen (de no más
de 15 minutos) sobre lo que ocurrió el mes anterior. ¿Cuáles fueron los
resultados mensuales de la empresa? ¿Alcanzaste las metas, te faltó o las
superaste? Si no las lograste, ¿qué se necesita hacer diferente este mes?
Al discutir los
resultados del mes anterior, haz que cada empleado clave comparta en cinco
minutos un reporte de las metas que se establecieron para ese mes. ¿Cuáles se
alcanzaron y cuáles no? ¿Por qué?
Cierra la junta
estableciendo las nuevas metas para ese mes. Tómate 15 minutos para discutir
cómo las pueden alcanzar de una forma realista. Al final, dale a cada miembro
cerca de un minuto para fijar al menos una meta que quiera conseguir
personalmente.
Si te mantienes con
este horario, asumiendo que hay siete empleados en la reunión, ésta debería
durar aproximadamente una hora y 15 minutos.
Pídele a alguien
que tome notas y después las comparta con el equipo. Al finalizar la junta,
cada miembro debería poder identificar de cinco a siete metas específicas que
debe alcanzar ese mes. Haz que publiquen sus metas en una herramienta de
colaboración online, como Google Docs, donde todos puedan verlas.
Evaluación a mediados de mes
La siguiente
reunión que debes agendar es la de mitad de mes. En esta junta, cada empleado
debe hablar del progreso que ha logrado en sus cinco a siete metas. Es
importante que si alguna meta parece que no se alcanzará, juntos ideen una
nueva estrategia.
También discute el
panorama general de la empresa y si está en camino de alcanzar las metas. Si no
es así, haz una lluvia de ideas para
regresar al camino correcto. Esta reunión debe durar como máximo una hora.
Muchos dueños de
negocios esperan al final del mes para determinar si los resultados fueron o no
positivos. Por eso, esta junta a mitad de mes te permitirá tener un panorama a
tiempo para saber si tu empresa lo está haciendo bien o si se necesita corregir
su curso.
La mayoría de los
empleados odia tener juntas porque piensan que son irrelevantes o
aburridas. Por el contrario, las personas suelen disfrutar este tipo de
reuniones porque tienen una voz y pueden modelar la estrategia y metas de la
empresa. Como resultado, mejorará su moral y desempeño.
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